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Capitolo 2.6 de Il Maestro di Bottega

– Anche se si rendeva conto che la sistemazione era di breve durata, Matteo era rimasto un po’ deluso dall’arredamento spartano del suo nuovo ufficio: una scrivania, una sedia e un computer. Non c’era neanche un armadio.
Ma Mimmo lo aveva prevenuto. «Questa è una postazione di lavoro temporanea, per te, ma non manca nulla di quello che ti può servire: un piano di appoggio, un computer portatile, un piccolo scanner, ed una stampante.»
Era la prima volta che Matteo sentiva definire la scrivania come “piano di appoggio del computer”. Ma Mimmo aveva spiegato: «La tua vera scrivania è quella virtuale, che è nel computer. In questa azienda, come avrai sicuramente notato, le scrivanie non sono il ricettacolo di plichi di carta, più o meno polverosi» e qui Matteo gli diede mentalmente ragione. «In quanto all’armadio, non c’è perché anche quello è virtuale, è tutto dentro nel computer, e quindi non serve quello fisico cui sei abituato.»
Matteo era sorpreso, ma azzardò una domanda. «E gli altri strumenti di lavoro, come il fax o la fotocopiatrice dove li trovo?»
Mimmo allora sorrise. «Al tuo ufficio non servono né i fax né le fotocopiatrici. Poi vedrai…» disse candidamente.
Se nel suo precedente lavoro non avesse avuto né il fax né la fotocopiatrice sarebbe stato perso. Rieccoci con le stranezze di questa azienda – pensò Matteo.
Mimmo allora volle riprendere il discorso sullo sviluppo delle tecnologia informatica.
«Ormai sono molte le aziende che hanno dotato gli uffici di personal computer. E così pure le aziende con una rete. E crescono anche i collegamenti ad Internet.»
Matteo sembrava d’accordo: tutto quello che Mimmo aveva appena descritto era già presente anche nella sua precedente azienda.
«La cosa strana è che, malgrado quasi tutte le aziende abbiano già effettuato tutti gli investimenti in questa nuova tecnologia, sono ben poche quelle che le sfruttano veramente!»
«Che intendi dire?» replicò Matteo.
«Tutti gli imprenditori sono attentissimi alla produttività dei loro macchinari produttivi. Non accetterebbero mai che fossero utilizzati neanche del 10% in meno. Di contro, quasi tutti gli imprenditori non sembrano preoccuparsi che le proprie risorse informatiche siano sfruttate, diciamo, solo al 50% della loro potenzialità.»
«Forse perché nessuno glielo spiega, all’imprenditore!» osservò Matteo, colpito da quell’affermazione di Mimmo.
«Alcuni sembrano accettare i computer dell’azienda come sostituti tecnologicamente aggiornati della vecchia macchina da scrivere, o della calcolatrice…» ribadì Mimmo infervorato «…intendo dire che la possibilità di utilizzare il computer anche per soppiantare i documenti di carta, le scrivanie su cui appoggiare questi documenti, i faldoni, gli armadi, le fotocopiatrici, i fax, non viene ancora considerata.»
Matteo non sembrava del tutto convinto che la situazione fosse così tragica come la descriveva Mimmo. Questi allora gli propose una simulazione: «Pensa alla tua precedente esperienza di lavoro, e descrivimi le azioni tipiche di ricerca di un documento da consultare.»
«Beh, dipendeva dal documento…» iniziò Matteo «se era da cercare sulla mia scrivania, mi bastava rovistare tra le cartelle, alla ricerca di quella giusta, e sfogliarla fino a trovare il documento richiesto.»
Mimmo guardò Matteo con occhio severo, come a chiedergli di non barare. Matteo, abbassando lo sguardo, ammise: «Beh, se il documento non era sulla scrivania allora dovevo alzarmi, andare all’armadio, cercare il “faldone” giusto, aprirlo e cercare il documento. E magari, dopo averlo fotocopiato per tenerlo in evidenza, dovevo rifare, al contrario, tutte le operazioni, per rimettere tutto a posto.» Mimmo continuava a guardare Matteo negli occhi, e Matteo si affrettò ad aggiungere «…se poi il documento che cercavo era in qualche altro ufficio, il tempo necessario non era più sotto il mio controllo.»
Mimmo finalmente sorrise. Matteo era stato onesto e quindi gli chiese a bruciapelo: «Quanto tempo richiede allora la ricerca di un documento da consultare?»
Matteo pensò un attimo. «Beh, direi da mezzo minuto anche a qualche decina di minuti, a seconda di dove si trova il documento.»
«Immagino anche che questa attività di ricerca non sia particolarmente gradita, direi anzi abbastanza frustrante…» osservò Mimmo.
«Su questo sono completamente d’accordo.» ammise Matteo.
«Allora sei d’accordo con me che se buttiamo via letteralmente scrivanie, carta, faldoni, armadi, fax, fotocopiatrici, eccetera, eliminiamo tempo perso in modo sicuramente non gratificante, se non addirittura frustrante, e diminuiamo i costi, contribuendo all’efficienza aziendale?»
Matteo fu costretto dal buon senso ad annuire, e Mimmo affondò l’ultimo fendente. «Fammi fare un pensiero cattivo. Immagino che tu sognassi di fare carriera fino ad arrivare ad una posizione che ti permettesse di avere una Segretaria, per farle svolgere i compiti a te poco graditi.»
Matteo ammise «Se devo essere sincero, ebbene sì, ci avevo pensato.»
Mimmo, vedendo l’imbarazzo di Matteo, aggiunse subito: «E’ un pensiero che abbiamo fatto tutti, non devi sentirti in colpa. Però così facendo si costringe una persona a fare, per tutta la vita, un lavoro sicuramente poco gratificante. E’ come condannarla ad una insoddisfazione permanente, e senza contribuire comunque a migliorare l’efficienza complessiva del lavoro d’ufficio.»
Detto questo, Mimmo accese il computer di Matteo e, dopo una breve attesa, avviò il programma di gestione dell’ufficio senza carta.
«Ciccando qui puoi lanciare l’auto-formazione: sono oltre 30 minuti di formazione multimediale che spiegano le funzionalità del programma. Ti consiglio di ascoltarla attentamente. Poi prova ad usarlo da solo, vedrai che è molto semplice.»

Mimmo poi lasciò Matteo, perché potesse impratichirsi con il suo primo strumento di lavoro. Si erano dati appuntamento mezzora prima della fine dell’orario di lavoro. Matteo rimase solo e, dopo essersi seduto davanti al suo portatile, lanciò l’auto-formazione multimediale. Vide così una serie di filmati, da quello introduttivo di carattere generale a quelli specifici che spiegavano come creare il proprio ufficio senza carta, la funzione del protocollo, come trattare i documenti, come organizzare il proprio archivio e la propria scrivania virtuale, e infine come il suo ufficio era inserito nella rete aziendale. Dopo poco meno di un’ora Matteo aveva già un’idea abbastanza chiara del software e si sentiva pronto a fare qualche tentativo. Iniziò a consultare le anagrafiche dei clienti, la storia dei loro rapporti con l’azienda, le anagrafiche dei venditori e tutti i loro contatti con i rispettivi clienti…

«Allora, cosa ne pensi?» la voce di Mimmo riportò bruscamente Matteo alla realtà, distogliendolo dall’ufficio virtuale in cui si era immerso. Diede meccanicamente un’occhiata all’orologio e si accorse che il tempo era letteralmente volato.
«Sono impressionato da due aspetti…» rispose Matteo «…il primo è che adesso ho visto cosa sia una reale automazione del lavoro d’ufficio, inteso come aumento della produttività della postazione di lavoro. Ho capito perché non servono più carte, scrivanie, armadi, faldoni, fax, fotocopiatrici eccetera. Basta sfruttare meglio il computer con gli strumenti che già possiede. Il secondo è che il mio ufficio è in rete, e mi consente con estrema facilità l’accesso a tutte le informazioni e i documenti presenti, anche su altre scrivanie, in altri uffici. E infine in pochi secondi, tramite internet, posso collegarmi anche con le scrivanie di tantissime altre persone dovunque esse siano, in tutto il mondo! E tutto questo senza alzarmi dalla sedia, e senza quindi perdere tempo inutile. Direi che conosco meglio questa azienda dopo poche ore, che la precedente dopo molti mesi.» Matteo ripensava al tempo impiegato per ricostruire la memoria storica del suo ufficio precedente.
«Hai qualche dubbio, o domanda ?» gli chiese Mimmo.
«Un paio. La prima è se all’interno di questa azienda tutti hanno accesso a tutte le informazioni.»
«Beh, non esageriamo» rispose Mimmo. «Tutti hanno accesso alle informazioni che sono necessarie per il proprio lavoro. I verbali del consiglio di amministrazione o le ricette dei prodotti che stiamo studiando per l’anno prossimo non sono certo sul sito Internet, a disposizione della concorrenza.»
«Giusto» rispose Matteo. «Ma io intendevo … ad esempio: i dati relativi alle visite fatte da un Rappresentante ad un cliente sono disponibili all’Ufficio Vendite?»
«Certo, altrimenti quell’informazione non potrebbe essere sfruttata appieno, o costringerebbe qualcuno che ne avesse bisogno a perdere troppo tempo per ricercarla, o peggio e più verosimilmente a non cercarla affatto e prendere le decisioni senza le necessarie informazioni.»
«La seconda domanda è se mi devo iscrivere ad una palestra, visto che mi sembra che qui si possa lavorare stando sempre seduti…» aveva scherzato Matteo con un sorriso.
«Di questo non ti devi assolutamente preoccupare» l’aveva tranquillizzato Mimmo, rispondendo allo scherzo di Matteo. «Da lunedì prossimo vedrai che di ginnastica ne farai tanta, e la sera non ti servirà nessuna palestra.»

Finì così il primo giorno di lavoro di Matteo in Bottega.

Capitolo 2.6 de Il Maestro di Bottega